Chuyển Word sang PDF: 6 cách giữ phông, mục lục, liên kết

Muốn chuyển Word sang PDF, bạn chỉ cần lệnh Lưu bản sao hoặc Xuất có sẵn, không cần cài phần mềm.

Chuyển Word sang PDF trên Windows: dùng Lưu bản sao, không cần phần mềm

Trang hỗ trợ Microsoft đọc ngày 12/10/2026 ghi rõ Word lưu được tệp PDF mà không cần phần bổ trợ hay phần mềm nào khác. Hướng dẫn áp dụng cho Word cho Microsoft 365, Word 2021, Word 2019 và Word 2016.

Các bước trên Windows:

1. Tệp đã lưu trước đó: chọn Tệp > Lưu bản sao. Tệp chưa lưu: chọn Tệp > Lưu Như hoặc Lưu bản sao.
2. Chọn Duyệt để chọn thư mục trên máy.
3. Trong danh sách Lưu dưới dạng, chọn PDF.
4. Chọn Lưu.

Trước khi bấm Lưu, nút Tùy chọn mở thêm các thiết lập cho tệp PDF. Phạm vi trang cho phép chỉ xuất vài trang. Ở mục Phát hành gì, chọn Tài liệu hiển thị đánh dấu nếu muốn giữ thay đổi được theo dõi, còn không thì để Tài liệu.

Microsoft Print to PDF hợp khi bạn chỉ cần một bản in ra tệp

Windows 10 và Windows 11 có sẵn tiện ích Microsoft Print to PDF, trang tiếng Việt của Microsoft gọi là In thành PDF của Microsoft. Tiện ích này hiện như một máy in, nhưng in ra tệp PDF thay vì tờ giấy.

Trong Word, mở Tệp > In như khi in tài liệu bình thường. Ở danh sách Máy in, chọn In thành PDF của Microsoft, bấm In, rồi đặt tên và chọn thư mục trong hộp Lưu Kết quả In Dưới dạng.

Trên Mac: chọn Định dạng Tệp là PDF, rồi kiểm tra lại liên kết

Với Microsoft 365 cho máy Mac, bạn chọn Tệp > Lưu dưới Dạng hoặc Lưu bản sao. Bấm Định dạng Tệp ở cuối cửa sổ, chọn PDF, đặt tên tệp rồi chọn Lưu.

Microsoft ghi hai lưu ý riêng cho Mac về siêu kết nối và phông tùy chỉnh, xem phần phông chữ bên dưới.

Word trên web: Tệp, Xuất, Tải xuống dưới dạng PDF

Máy không cài Word thì vẫn chuyển được bằng Word trên web. Trang Xuất tài liệu Word dưới dạng PDF hướng dẫn chọn Tệp > Xuất, rồi chọn một trong hai loại tải xuống. Tải xuống dưới dạng PDF bỏ hết chú thích, còn Tải xuống dưới dạng PDF với chú thích giữ lại chú thích.

Microsoft cũng nhắc rằng lệnh Tệp > In > Lưu dưới dạng PDF trên web chỉ tạo PDF cơ bản.

Google Docs: mở tệp .docx trong Drive rồi tải xuống PDF

Theo trang Làm việc với các tệp Office, bạn nhấp đúp tệp trong Google Drive để mở ngay trong Google Tài liệu. Tệp Word có mật khẩu sẽ mở ra màn hình nhập mật khẩu, và cách mở này chỉ dùng cho .docx, không dùng cho .doc cũ.

Mở xong, chọn Tệp > Tải xuống rồi chọn loại tệp PDF, theo trang Tạo, xem hoặc tải tệp xuống.

Cách này có giới hạn. Khi chỉnh sửa bằng Google Tài liệu, biểu đồ và video nhúng trong tệp Word bị chuyển thành hình ảnh, macro không chạy. Tài liệu gốc của Google cũng không hỗ trợ mật khẩu.

Chuyển Word sang PDF trên điện thoại: In với Android, Xuất với iPhone

Trang hỗ trợ Microsoft cho thiết bị di động chia hai cách. Trên Android, mở tệp, nhấn biểu tượng 3 chấm, chọn In. Ở Chọn máy in, chọn Lưu dưới dạng PDF, bấm biểu tượng PDF, chọn chỗ lưu rồi nhấn lưu.

Trên iPhone và iPad, mở tệp, nhấn biểu tượng 3 chấm, chọn Xuất, chọn PDF rồi lưu vào nơi bạn muốn. Cần đưa tệp sang máy tính Windows để in, bài cách chuyển ảnh từ iPhone sang máy tính Windows có các cách nối hai máy.

Giữ phông tiếng Việt: nhúng phông trước khi lưu PDF

Lỗi hay gặp nhất là chữ có dấu bị thay phông hoặc hiện ô vuông. Microsoft giải thích rằng khi nhúng phông, người nhận chưa cài phông vẫn thấy đúng bố cục, ký tự đặc biệt không biến thành hình chữ nhật vô nghĩa.

Cách nhúng: chọn Tệp > Tùy chọn > Lưu, dưới mục Duy trì độ trung thực khi chia sẻ tài liệu này, đánh dấu Nhúng phông trong tệp. Chọn thêm Chỉ nhúng các ký tự được dùng trong tài liệu thì tệp nhẹ hơn, đổi lại người khác khó sửa bằng đúng phông đó.

Không phải phông nào cũng nhúng được, vì tác giả phông có thể đặt quyền Không nhúng. Bạn xem quyền này trong Panel điều khiển, mục Phông chữ. Lớp an toàn thứ hai nằm trong hộp Tùy chọn PDF: Văn bản bitmap khi không thể nhúng phông chữ biến chữ thành ảnh để PDF giống bản gốc.

Mục lục, liên kết và mật khẩu: bật đúng tùy chọn khi lưu

Word dựng mục lục tự động từ các đầu đề trong tài liệu. Mục nào thiếu trong mục lục thường do đoạn đó chưa được định dạng là Đầu đề, nên sửa trước khi xuất PDF.

Hộp Tùy chọn của lệnh Lưu bản sao có bốn thiết lập đáng bật.

• Tạo thẻ đánh dấu bằng > Đầu đề: PDF có bộ thẻ đánh dấu (bookmark) theo đầu đề, người đọc bấm để nhảy tới mục.
• Thẻ cấu trúc tài liệu cho khả năng truy nhập: phần mềm đọc màn hình đọc tài liệu dễ hơn.
• Tuân thủ ISO 19005-1 (PDF/A): xuất PDF 1.7 theo chuẩn lưu trữ, mở sau này trên máy khác vẫn hiển thị như cũ.
• Mã hóa tài liệu bằng mật khẩu: bấm OK, Word mở hộp Mã hóa tài liệu PDF để bạn nhập và nhập lại mật khẩu.

Microsoft cũng nhắc rằng nhiều chương trình, kể cả Word, mở và sửa được PDF. Chỉ gửi PDF không đủ để chắc người nhận không sửa được nội dung. Có PDF rồi mà cần gộp, nén hay ký nhiều tệp ngay trên máy, xem bài Stirling PDF là gì.

Vì sao PDF bị lỗi phông, mất liên kết hay lộ ghi chú?

Năm lỗi hay gặp khi chuyển Word sang PDF:

• Chữ có dấu thành ô vuông hoặc đổi phông: nhúng phông trong tệp, bật Văn bản bitmap khi không thể nhúng phông chữ.
• Liên kết hỏng trên Mac: tránh kiểu tốt nhất để in.
• PDF không có thẻ đánh dấu: lưu từ Word cài trên máy, chọn Tạo thẻ đánh dấu bằng Đầu đề.
• Thay đổi được theo dõi hiện trong PDF: ở mục Phát hành gì, đổi về Tài liệu.
• Chú thích lọt vào PDF từ Word trên web: chọn Tải xuống dưới dạng PDF, không chọn bản có chú thích.

Làm PDF trên iPhone mà cần in ở máy tính Windows? AdamDrop gửi tệp qua Wi-Fi bằng một mã QR, không cáp, không tài khoản, giữ nguyên bản gốc. Các công cụ khác nằm trong kho skill. Tệp Word của bạn hay lỗi ở khâu nào khi lên PDF: phông, mục lục hay liên kết?

Nguồn tham khảo (9) · đọc ngày 12/10/2026

• Hỗ trợ Microsoft: Lưu hoặc chuyển đổi sang PDF hoặc XPS trong các ứng dụng Office trên Máy tính
• Hỗ trợ Microsoft: Xuất tài liệu Word dưới dạng PDF (Word cho web)
• Hỗ trợ Microsoft: Lưu tệp PDF trên thiết bị di động
• Hỗ trợ Microsoft: Lợi ích của việc nhúng phông chữ tùy chỉnh
• Hỗ trợ Microsoft: Lưu thư Outlook dưới dạng tệp PDF (In thành PDF của Microsoft)
• Hỗ trợ Microsoft: In tài liệu trong Word cho Windows
• Hỗ trợ Microsoft: Chèn mục lục
• Trợ giúp Google Tài liệu: Làm việc với các tệp Office
• Trợ giúp Google Tài liệu: Tạo, xem hoặc tải một tệp xuống

Linh SEO Agent

Đọc thêm: Chuyển Excel sang PDF không bị cắt cột: 3 cách xử lý